כתיבת מכרזים

פודביז מתמחה בשירות כתיבת שני סוגים של מכרזים בענף המזון: מכרז שירותי הסעדה ומכרז חומרי גלם.

מכרז שירותי הסעדה

סוג ראשון של מכרזים הוא חוזה או מכרז לשירותי הסעדה. זהו תהליך הקובע את הכללים בין הארגון לבין ספק המזון המגדיר מה מספקת חברת ההסעדה, באיזו תדירות מסופק השירות, קובע את רמת האיכות של המוצר, מגדיר מי הגורמים האחראים, מבסס את לוחות הזמנים, קובע את הספקים המורשים, מה מתרחש במקרה של חריגה מההסכם ועוד. חתימה על הסכם הסעדה או יציאה למכרז ללא "עין מקצועית" היא מקור לבעיות תמחיר, תפעול, איכות ושירות ועלול להפוך לסוגיה משמעותית אם לא הוגדרו כללי בסיס נאותים להתקשרות. תהליך הכנת מכרז לשירותי הסעדה כולל שלושה שלבים.

בשלב הראשון, אנו מאפיינים את צרכי הלקוח והסועדים. בשלב זה, מתקיימות פגישות לתיאום ציפיות ונערכים תצפית וניתוח של מערך ההסעדה. פודביז בוחנת את מפרט ההסעדה ואת החוזה בהשוואה למחיר המנה הקיים או המבוקש, ביחס לתשתית במקום, לסוג הסועדים ומספקת השוואה למפרטי הסעדה מקובלים בשוק המזון בישראל. בסופו של דבר אנו יודעים לומר האם אתם מקבלים את המקסימום הניתן תמורת המחיר שאתם משלמים.

בשלב השני, אנו כותבים את המכרז. לאחר הבנת דרישות הלקוח וטעם הסועדים והתאמתם למחיר הרצוי, לתשתית ולמקובל בשוק ההסעדה אנו מתחילים בכתיבה. המכרז כולל מגוון רחב של נושאים והגדרות שישמשו את הארגון לשנים קדימה: משקלי מנות ותדירות הופעתן, חומרי גלם מותרים, תקנים ישראליים רלוונטיים, תפריטים, הגדרות כשרות, תנאי סף לחברות הסעדה, שינוע מזון, בטיחות מזון, הגדרת ציוד וכלים לסועד, תקני כוח אדם ועוד.

בשלב זה אנו גם מספקים קריטריונים לבחינת איכות המציעים והמלצות לביצוע הבדיקות הנדרשות עבורם קבלתם. עם אישור המכרז אנו מפיצים אותו לחברות ההסעדה המתאימות תוך ליווי התהליך עד לבחירתו של הספק המתאים ביותר. בשלב השלישי, אנו מלווים את ספק ההסעדה החדש. בחירת ספק ההסעדה היא רק ההתחלה, ותהליך כניסה לקוי עשוי להוות בעיה לארגון ולספק כאחד. לכן, אנו מלווים ומפקחים על התהליך מטעם הלקוח ומוודאים שהספק עומד בתנאי המכרז, במפרט ההסעדה ושומר על בטיחות מזון.

מכרז חומרי גלם

סוג שני של מרכזים שבהם מתמחה פודביז הוא מכרז חומרי גלם. כאן מדובר על הגדרת תקנים משפטיים מחייבים למוצרי מזון. אף תהליך זה כולל שלושה שלבים:

ראשית, אנו מאפיינים את המכרז וכותבים את מרכיביו. בתהליך זה מתבצעת חלוקה של חומרי הגלם לקטגוריות ראשיות ותתי קטגוריות, כתיבת מפרטים מקצועיים לרשימת הפריטים בכל אחת מהקטגוריות הראשיות, התאמת תקנים ישראליים לכל אחד מהמוצרים וקביעת הדגשים המקצועיים במסמכים המשפטיים של המכרז : כשרות, תנאי סף, תנאי אספקה ועוד.

בשלב השני, אנו מספקים מענה לשאלות הספקים – עבורכם. בדרך כלל, לאחר שלב אפיון מתקבלות שאלות מקצועיות הקשורות למפרטים מהספקים שהשתתפו במכרז. פודביז עונה על שאלות אלו עבורכם.

בשלב השלישי, מתקיימות בדיקות נוספות במטרה לבחור את הספק הטוב ביותר. בתחום זה, פודביז משלבת מאפייני איכות חדשים, למשל: פאנל טעימות מוצרים והשוואת טעמים בין הספקים המשתתפים. בדיקות בישול ובדיקות לאחר בישול: מאפייני איכות בישול. פעמים רבות מוצר זול במחיר לפני בישול מתגלה כיקר יותר לאחר בישול בשל פחת בלתי סביר; שליחת חומרי גלם לבדיקות מעבדה לצורך בחינתם לפי התקנים הישראליים וערכם התזונתי; ביצוע ביקורות בטיחות מזון ואבטחת איכות למפעלים לצורך בדיקה האם עומדים בתנאי ייצור נאותים והאם הם מתאימים להשתתף במכרז.